Studien visar: 95 % upplever utmaningar med orderhantering, och ERP-integration är den föredragna lösningen

Greg Bellis 

Orderhantering påverkar försäljning, intäkter, effektivitet och kundupplevelse. En nyligen genomförd TrueCommerce-undersökning drog slutsatsen att 95 % av de tillfrågade företagen står inför utmaningar relaterade till orderhantering. 

I den här bloggen förklarar vi de vanligaste problemen med orderhantering som bland annat tillverkare, distributörer, återförsäljare står inför. Därefter beskriver vi ett sätt att förbättra orderhanteringen. 

Vad är orderhantering? 

Orderhantering är orderhantering från början till slut, från det att ordern skapas tills kunden tar emot den, inklusive eventuella returer. Denna process inkluderar registrering, spårning, packning och leverans av beställningar, samt hantering av all tillhörande data. 
 
De fyra grundläggande stegen i orderhantering som du drar nytta av att automatisera är: 

1. Orderkvitto: När en kund klickar på knappen ”Köp”. 

2. Orderuppfyllelse: Detta inkluderar packning och frakt. 

3. Lagerhantering: När artiklarna har skickats minskar lagret.  

4. Uppföljning efter försäljning: Detta inkluderar hantering av returer, klagomål och byten, samt kundkontakt för att få feedback och optimera deras köpupplevelse. 

Ett orderhanteringssystem (OMS) är ett automatiserat tillvägagångssätt för att hantera beställningar. Det ger synlighet nästan i realtid av lager, leverans, frakt och till och med kundinteraktioner efter försäljningen – inklusive möjligheten för kunder att kontrollera orderstatus och spåra ordern. För e-handelsföretag kan ett OMS synkronisera viktig information med e-handelsplattformen för att uppdatera kunder, tredjepartslogistikpartners och andra samarbetspartners. 

Varför är orderhantering så viktigt? 

Orderhantering är förmodligen den mest avgörande aspekten för att leverera en konkurrenskraftig kundupplevelse. Det ökar också effektiviteten genom att minska manuellt arbete och fel.  
 
Dina kunder vill till exempel ha korrekt information om de produkter du har i lager, vilket kräver korrekta och tillgängliga lagerdata. Det är därför viktigt att ha rätt varor på rätt plats och tid och få det levererat snabbt och i perfekt skick.   

Ju fler beställningar ett växande företag hanterar, desto viktigare blir automatiseringen av orderhanteringen. Effektiv orderhantering kan till exempel lösa eller minska följande utmaningar: 

• Upprätthålla korrekta lagerdata när du försöker hitta balansen mellan över- och underlager, särskilt under säsongsvariationer eller förändringar i efterfrågan. 
• Mänskliga fel i orderhanteringen kan leda till returer och reklamationer, och därmed en försämrad kundupplevelse. 
• Bristande ordernoggrannhet kan leda till förseningar och andra problem i orderhanteringen som påverkar ditt resultat negativt. 
• Ineffektiva processer kan innebära att anställda lägger tid på manuella uppgifter, som att mata in data i flera system, istället för att fokusera på strategiska uppgifter. 
• Brist på tillgång till aktuella och korrekta data kan hindra förmågan att fatta viktiga beslut baserat på analyser. 
• Höga driftskostnader kan orsakas av ineffektiva arbetsflöden, dålig lagerhantering och för många fel i leveranser. 

Vilka är de största utmaningarna inom orderhantering? 

TrueCommerces 2024 Supply Chain Trends Report drog slutsatsen att respondenterna kämpade mest med följande utmaningar för orderhantering: 

• Lageravvikelser (47 %). Ineffektiva processer, mänskliga fel, ökad efterfrågan och komplexiteten i försörjningskedjan kan göra att registrerat lager och lagerräkning inte matchar. 
• Utmaningar med returer/chargeback (46 %). Tillväxten av e-handel och detaljhandel leder till fler returer, samt högre förväntningar från kunderna på hur varumärken hanterar returer.  
• Ordervolymen fluktuerar (39 %). Företag som inte kan skala sin orderhantering för att hantera ökad efterfrågan upplever ofta fler returer, förlorad försäljning och felaktigt lager.  

Varför väljer många företag en EDI-integration för ERP? 

ERP-system ger en överblick över ekonomi, lager, försäljning och inköp, vilket är avgörande för företag. För att säkerställa en effektiv verksamhet integrerar många företag sitt ERP-system med EDI för bättre hantering av beställningar, fakturor och lager i realtid. 

En undersökning av TrueCommerce visar att 91 % av företagen planerar att investera i ERP, och nästan 60 % kommer att implementera eller uppgradera EDI för att förbättra orderhantering och kundservice. EDI möjliggör standardiserad digital kommunikation med handelspartners, medan ERP hanterar affärsdata i bakgrunden. 

Genom att integrera EDI och ERP elimineras manuell inmatning, vilket ökar datanoggrannheten och förbättrar effektiviteten. Dessutom undviker företag problem med tredjepartslogistik, där brist på integration ofta leder till dataförlust och förseningar. 

Med en helt integrerad EDI ERP-lösning får företag full kontroll över orderuppfyllelsen och kan snabbt identifiera förseningar och andra utmaningar. 

Automatiserat utbyte av beställningar förbättrar resultatet 

Många företag fokuserar enbart på att sälja flera produkter. Du kan dock börja med att förbättra effektiviteten i nuvarande processer – förbättra synligheten för orderdata, täppa till luckor i orderhanteringen och minska driftskostnaderna för fel och returer.   

Om EDI-integration till ditt ERP-system inte finns på din lista över framtida projekt bör du överväga att lägga till det. Resultatet blir en bättre kundupplevelse, vilket leder till ökad kundlojalitet, fler nya kunder och ökade intäkter.